CAPITULO II

Marco Teórico

Se va comenzar este capitulo con la intervención de un poquito de historia de cómo ha venido funcionando y desarrollándose el problema de los inventarios y como se ha derivado ya en lo que todos hemos visto estos días, siendo el multimedia una muestra de ese proceso. Me parece que es importante porque se ha desarrollado en una forma tan dinámica que vale la pena recordarlo.

El inventario es la herramienta principal para la administración de cualquier recurso. Es indispensable para poder implementar políticas con relación a la conservación y presentación del patrimonio cultural, ambiental y natural. Monumentos, sitios, museos, objetos y cualquier otra manifestación del patrimonio, tanto material como inmaterial existentes.

Antecedentes de la Investigación

En la creación de este trabajo se observan diversos tipos de bibliografías referentes al desarrollo del sistema no ha sido fácil encontrar antecedentes de trabajos semejantes antes realizados pero, se encontró una información de un sistema de inventario de puentes ferroviarios de España. Madrid el cual fue realizado por García mateo, j.l. (dir), Jiménez vega, m. y Cuellar villar, d. fecha de realización de dicho sistema 15/05/2006 en la fundación de los ferrocarriles españoles, Universidad de Barcelona Vol. XI, nº 651. y este sistema creo este inventario con la finalidad de que cuando se necesitara algún insumo o material de trabajo para seguir la realización de este ferroviario.




Base Teórica

Desarrollo de un sistema de inventario

Este sistema se desarrolla trabajando conjuntamente con una base de datos y un software necesario para crear este modelo de inventario.

¿Que es un sistema?

Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema que vamos a estudiar.

Para estudiar un sistema hemos de conocer los elementos que lo forman y las relaciones que existen entre ellos. En nuestra usual forma de análisis nos solemos centrar en las características de los elementos que componen el sistema, no obstante, para comprender el funcionamiento de sistemas complejos es necesario prestar atención a las relaciones entre los elementos que forman el sistema.

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

· Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

· Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

· Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externos y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.

· Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Elementos de un sistema

Entrada: El insumo (entrada o imput) se define como el componente impulsor o indicador con el cual funciona el sistema. La función de entrada se caracteriza a la fuerza alimentadora que proporciona al sistema el material de operación.

Proceso: Se define como la actividad que posibilita la transformación del insumo (entrada en producto, salida). El proceso puede definirse también como fenómeno (s) que cambia (n) continuamente con el correr del tiempo. En ciertos sistemas las funciones y operaciones, como también el hombre y la máquina, pueden analizarse como un proceso.

Salida: El resultado de un proceso son las salidas. Las salidas pueden definirse como el fin para el cual se unen los elementos, las características y las relaciones del sistema. Por lo tanto, la salida es congruente con el objetivo, cuya definición es similar. En un sentido bastante real, la salida representa la finalidad, meta u objetivo para los cuales se organiza el sistema.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar. De este modo, con los elementos del inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra como de venta, así como también es posible someterlos a ciertos procesos de elaboración o modificación antes de comerciar con ellos.

Tipos de inventario

Es posible encontrar varios tipos de inventarios, los que son clasificados según el rubro en el que opere la empresa, se trata de cinco tipos, entre los que encontramos:

Inventario de Mercancías: Éste se encuentra constituido por todos los bienes de la empresa, ya sean comerciales o mercantiles. Estos bienes son adquiridos para luego ser vendidos en el mismo estado en el que fueron comprados, sin someterlos a ningún tipo de proceso.
Inventario de productos terminado: incluye todos los productos que una empresa industrial o manufacturera ha adquirido, y que deben ser modificados para encontrarse dispuestos a la venta.

Inventario de productos en proceso de fabricación: tal como su nombre lo indica, se trata del detalle de productos que se encuentran en pleno proceso de elaboración. Este tipo de inventario debe, además, detallar la cantidad de materiales, la mano de obra y todos los gastos de la elaboración que se realicen hasta la fecha de cierre.

Inventario de materias primas: es aquel que mantiene el control del listado formado por todos esos materiales con los que se realizará un proceso de elaboración o fabricación de productos.
Inventario de suministros de fábrica: es aquel que incluye a todos los materiales con los que se fabricará cierto producto, pero que no se pueden cuantificar de forma exacta, como podría ser el caso de la pintura, los clavos, entre otros.

En la actualidad el control de inventarios de la facultad se realiza mediante una hoja de cálculo lo cual obliga a realizar todas las consultas y reportes “programando” dicha hoja electrónica, además de que no se incluye toda la información necesaria como sería si el equipo se encuentra en garantía o no.

Debido a todo lo anterior resulta conveniente contar con un Sistema de Control de Inventarios que permita llevar un seguimiento adecuado de dónde se encuentra un determinado equipo, de las garantías o incluso sí hay extravíos que éstos se detecten oportunamente.

¿Qué es un software?

El software es un plan de funcionamiento para un tipo especial de máquina, una máquina virtual o abstracta y una vez escrito mediante algún lenguaje de programación, el software se hace funcionar en ordenadores, que temporalmente se convierten en esa máquina para la que el programa sirve de plan. El software permite poner en relación al ser humano y a la máquina y también a las máquinas entre sí. Sin ese conjunto de instrucciones programadas, los ordenadores serían objetos inertes, como cajas de zapatos, sin capacidad siquiera para mostrar algo en la pantalla.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes al un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Tipos de base de datos

Según la variabilidad de los datos almacenados
Bases de datos estáticas: Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinámicas: Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.

Bases de datos bibliográficas: Solo contienen un su rogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc.

Bases de datos de texto completo: Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.
Bases de datos o "bibliotecas" de información Biológica: Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

· Aquellas que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.
· Las bases de datos de rutas metabólicas
· Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas
· Bases de datos clínicas
· Bases de datos bibliográficas (biológicas)

Modelos de bases de datos Existen fundamentalmente tres alternativas disponibles para diseñar las bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo de red y el modelo relacional.

Modelo Jerárquico

Puede representar dos tipos de relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y relaciones de uno a muchos.

Modelo de Red
Este modelo permite la representación de muchos a muchos, de tal forma que cualquier registro dentro de la base de datos puede tener varias ocurrencias superiores a él. El modelo de red evita redundancia en la información, a través de la incorporación de un tipo de registro denominado el conector.

Modelo Relacional
Este modelo se está empleando con más frecuencia en la práctica, debido a las ventajas que ofrece sobre los dos modelos anteriores, entre ellas, el rápido entendimiento por parte de usuarios que no tienen conocimientos profundos sobre Sistemas de Bases de Datos.

Microsoft Access

Es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas.

La nueva interfaz de usuario de Office Fluent, que reemplaza los antiguos menús y barras de herramientas, así como la mayoría de paneles de tareas, depende del contexto y está optimizada para obtener la máxima eficiencia y facilidad de uso. Con el nuevo panel de exploración de Access 2007, obtendrá una vista completa de tablas, formularios, consultas e informes. Incluso puede crear grupos personalizados para organizar y ver todos los formularios e informes relacionados con una sola tabla.

Visual Basic

Visual Basic es un lenguaje de programación desarrollado por Alan Coopr para Microsoft. El lenguaje de programación es un dialecto de BASIC, con importantes añadidos. Su primera versión fue presentada en 1991 con la intención de simplificar la programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas y en cierta medida también la programación misma.

Ventajas
· La facilidad del lenguaje permite crear aplicaciones para Windows en muy poco tiempo. En otras palabras, permite un desarrollo eficaz y menor inversión en tiempo que con otros lenguajes.
· Permite generar librerías dinámicas (DLL) ActiveX de forma nativa y Win32 (no ActiveX, sin interfaz COM) mediante una reconfiguración de su enlazador en el proceso de compilación.
· Permite la utilización de formularios (Forms) tanto a partir de recursos (como en otros lenguajes) como utilizando un IDE para diseñarlos.
· Posibilidad de desarrollar y ejecutar aplicaciones de Visual Basic 6.0 en Windows Vista sin realizar cambios en la mayoría de los casos pero no se logra aprovechar al máximo las características de este sistema como permite hacerlo Visual Basic 2005 o Visual Basic 2008.
· Existencia de un entorno de desarrollo gratuito denominado Visual Basic Express Edición.

Inconvenientes

· Es software propietario por parte de Microsoft, por tanto nadie que no sea del equipo de desarrollo de esta compañía decide la evolución del lenguaje.
· No existe forma alguna de exportar el código a otras plataformas diferentes a Windows.
· Los ejecutables generados son relativamente lentos en Visual Basic 6.0 y anteriores al ser código pseudo-interpretado.
· Su sintaxis no es case sensitivo (no distingue entre minúsculas y mayúsculas como C++ por ejemplo)
· No permite programación a bajo nivel ni incrustar secciones de código en ASM.
· Sólo permite el uso de funciones de librerías dinámicas (DLL) stdcall.
· Fuerte dependencia de librerías y componentes en las versiones 6.0 y anteriores, lo que dificultaba la distribución de los desarrollos entre maquinas.
· Algunas funciones están indocumentadas.
· La escasa implementación de POO en Visual Basic 6.0 y anteriores no permite sacar el máximo provecho de este modelo de programación.
· No soporta tratamiento de procesos como parte del lenguaje.
· El manejo de errores que tiene mediante la orden on error no sigue los patrones estructurados.
· No incluye operadores de desplazamiento de bits como parte del lenguaje.

Ciclo de vida clásico del desarrollo de sistemas

El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:

1). Investigación preliminar: la solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.

2). Determinación de los requerimientos del sistema: el aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
¿Qué es lo que hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?

3). Diseño del sistema: el diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

4). Desarrollo del software: los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.
Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales.

5). Prueba de sistemas: durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.

6). Implantación y evaluación: la implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses.
Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

*evaluación operacional: valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

*impacto organizacional: identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno.

*opinión de loa administradores: evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

*desempeño del desarrollo: la evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuesto y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los metodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

¿Qué es Factibilidad?

El estudio de factibilidad, es una de las primeras etapas del desarrollo de un sistema informático, este incluye los objetivos, alcances y restricciones sobre el sistema, además de un modelo lógico de alto nivel del sistema actual (si existe). A partir de esto, se crean soluciones alternativas para el nuevo sistema, analizando para cada una de éstas, diferentes tipos de factibilidades.En general los análisis de factibilidad más profundos, o los estudios de factibilidad, se completan durante la fase de diseño de sistemas, en general durante la consideración de la evaluación de las diferentes alternativas de solución propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad técnica, económica y operacional de cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado dados los factores políticos y otros del contexto institucional. Cuando se va a trabajar con La investigación de factibilidad en un proyecto consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.

Los tipos de factibilidad básicamente son:

La factibilidad técnica

El análisis de factibilidad técnica evalúa si el equipo y software están disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa del diseño que se esté considerando. Los estudios de factibilidad técnica también consideran las interfases entre los sistemas actuales y nuevos.

Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Sin embargo, una falta de experiencia técnica dentro de la organización puede llevar al rechazo de una alternativa particular.

Factibilidad Económica
Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de relación de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con análisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparación de ellos.A través del análisis de costo/beneficio, la organización debe apoyarse en los conceptos tradicionales de análisis financiero y las herramientas como teoría del valor presente, análisis de costos diferenciales y análisis de flujos descontados.Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fácilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminución en costos de operación y aumentos en las utilidades directas.

Factibilidad Operacional
Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberían considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos. Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema. Segundo, un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema.

Un resultado frecuente de hallazgos negativos acerca de la factibilidad operacional de un sistema es que éste no se elimina sino que se simplifica para mejorar su uso. Otras posibilidades son que los programas de relaciones públicas o de entrenamiento estén diseñados para enfocarse a sobreponerse a la resistencia a un nuevo sistema, o se desarrollan formas para hacer fases en el nuevo sistema en un largo periodo para que el cambio total, que traumatizaría a los usuarios u operadores, se convierta en una serie de pequeños cambios En conclusión para cada solución factible, se presenta una planificación preliminar de su implementación. Estos resultados se entregan a las gerencias o encargados quienes son los que aprueban la realización del sistema informático.

El estudio de factibilidad, es una tarea que suele estar organizada y realizada por los analistas de sistemas y dicho estudio consume aproximadamente entre un 5% y un 10% del costo estimado total del proyecto, y el período de elaboración del mismo varía dependiendo del tamaño y tipo de sistema a desarrollar.

Objetivo de un estudio de factibilidad

· Auxiliar a una organización para lograr sus objetivos.
· Cubrir las metas con los recursos actuales.
· El mantenimiento del éxito del proyecto esta determinado por el grado de la factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Definición de términos básicos

Banco de datos: es un conjunto de archivos que organizan grandes volúmenes de datos que son utilizado en cualquiera de las transacciones diarias.

Inventario: es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar.

Microsoft Access: es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones.

Factibilidad: es una de las primeras etapas del desarrollo de un sistema informático, este incluye los objetivos, alcances y restricciones sobre el sistema.

Microsoft Visual Basic: es un lenguaje de programación que originalmente fue desarrollado como una herramienta de enseñanza; se diseminó entre los microcomputadores hogareños a partir de la década de 1980, y sigue siendo muy popular hoy en día, en muchos dialectos bastante distintos del original.